I. GENERALIDADES- APLICACIÓN- DEFINICIONES- PRINICIPIOS

La ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos que los haga susceptible de Tratamiento, el objetivo de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos Personales.

COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, como responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales utilizara este Manual para el Tratamiento de datos personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto institucional y educativo.

El presente Manual está destinado a aplicarse al Tratamiento de datos personales que se encuentren excluidos de modo expreso por la Ley. Se excluyen de la aplicación de la Ley:

Base de datos mantenidas en ámbitos exclusivamente personales o domésticos (siempre que no vayan a ser suministradas a terceros, caso en el cual, se deberá informar y solicitar autorización al titular).

Bases de datos y archivos relacionados con seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, y monitoreo de lavado de activos o actividades de financiación del terrorismo.

Bases de datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

Bases de datos y archivos de información periodítica y otros contenidos editoriales.

Bases de datos y archivos regulados por el régimen del habeas data financiero y crediticio.

Bases de datos relacionadas con censos de población y vivienda.

IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO

  • Razón Social: Colegio Bilingüe Howard Gardner
  • Domicilio: Aguachica-Cesar
  • Dirección: Carrera29 N°5-65
  • Correo electrónico: colbilinhg@outlook.es

El tratamiento de datos personales, el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, tendrá en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales, la cual puede ser recolectada de manera (i) escrita, (ii) oral o (iii) mediante conductas inequívocas, que permitan concluir de manera razonable que este otorgó la autorización.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales físico o electrónico (digital) que sea objeto de Tratamiento manual o automatizado.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. La naturaleza de los Datos Personales puede ser pública, semiprivada, privada o sensible.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, que no estén sometidos a reserva.

Dato sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular de Datos Personales o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huella dactilar, el iris del ojo, voz, forma de caminar, palma de la mano o los rasgos del rostro, fotografías, videos, entre otros).

Derecho de Habeas Data: Conforme a lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Niño o niña: Personas entre los 0 y 12 años (Código de la Infancia y de la Adolescencia, artículo 3).

Encargado de Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el desarrollo y aplicación del Tratamiento de datos personales, COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, seguirá los siguientes Principios Rectores en materia de Protección de Datos Personales, y aplicarán al Tratamiento que realicen el Responsable de Tratamiento, sus empleados y todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que comprenden sus Grupos de Interés, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos:

 PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento a los Datos Personales se realizará de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento de los Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Quedan exceptuados de este principio los Datos Públicos, los cuales podrán ser objeto de Tratamiento sin que se requiera autorización del Titular, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: el tratamiento se debe realizar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: las personas que realicen el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información que no tenga la naturaleza de publica, incluso después de finalizada la labor del Tratamiento.

II.TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER considera en gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible.

De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como: 

  • El origen racial o étnico del Titular.
  • La orientación política del Titular.
  • Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular.
  • Información relativa a la salud del titular.
  • La inclinación sexual del titular.
  • Datos biométricos del titular.

COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, se acoge a la regla general según la cual el Tratamientos de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

Cuando el titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.

Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.

El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, tiene en cuenta que la ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social de salud, interpretación esta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procura el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER en el Tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el habeas data.

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte del COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

INFORMACION PERSONAL DE MENORES DE EDAD

Es también deber del COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER acerca del uso, tratamiento y la protección de los datos de los menores, niños, niñas y adolescentes, para lo cual se dará aplicación a la siguiente normatividad:

Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

Artículo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos del COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus titulares.

III. AUTORIZACION- DEBER DE INFORMACION- DERECHOS DE LOS TITULARES

Siempre que vaya a realizar Tratamiento de datos personales, el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, requerirá la autorización previa (o concurrente) e informada del Titular en este caso de los responsables o acudientes del menor estudiante, la mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico, verbal o electrónico.

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticas o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de personas.

Al momento de solicitar la autorización del Titular, el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, le informará de manera clara y expresa:

El Tratamiento de los datos y su finalidad.

Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada.

Los derechos que le asisten como Titular

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

El COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, conservara copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como el del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, informara de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.

Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.

Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derecho a revocar la autorización otorgada a la supresión de los datos.

Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IV. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Para efectos de consultas y reclamos, el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, habilitara uno o varios medios para que los Titulares, sus acudientes o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en las bases de datos del COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, consulten el tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales.

La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.

Todas las consultas deben ser atendidas en un término que no sea superior a (10 días) hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término. Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se deberá informar al interesado cuales son los motivos de la demora y se debe señalar la fecha en que se dará respuesta a la consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del termino de diez (10) días.

Las personas a las que se podrá suministrar la información son:

Los acudientes o responsables del menor estudiante Titular.

Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

El COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, implementara las medidas necesarias para garantizar que el acceso a la información se permita después de verificar la identidad del interesado. El acceso se otorga de manera gratuita, sencilla y ágil. Así mismo, se permitirá la posibilidad de rectificar y actualizar los datos en las oficinas administrativas de la institución.

Por otra parte, todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicara la fecha en que se dará la respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del termino de quince (15) días.

Previo a dar trámite cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.

Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).

Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

Dirección física o electrónica de notificación.

Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.

Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido tramite, dentro del cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación. Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.

Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del titular o el interés público o privado de la institución educativa.

La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

V. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS

COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER cumplirá estrictamente los siguientes deberes de acuerdo a la calidad que ostente respecto al Tratamiento de los mismos en cada caso concreto:

COMO RESPONSABLE

COMO ENCARGADO

Garantizar al Titular el derecho al habeas data.

Garantizar al Titular el derecho al habeas data.

Solicitar y conservar copia de la autorización.

Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.

Informar al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.

Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Tramitar las consultas y reclamos dentro de los termino de Ley.

Actualizar la información, comunicado oportunamente al Encargado todas las novedades respecto de los datos que previamente se le hayan suministrado y adoptar medidas para que la información se mantenga actualizada.

Adoptar el presente Manual de matrícula interno de la institución políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.

Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar al Encargado.

Registrar en la base de datos la leyenda (Reclamo en trámite) en los términos de la Ley.

Únicamente proporcionar al Encargado datos cuyo Tratamiento este autorizado.

Insertar en la base de datos la leyenda (información en discusión judicial) una vez se haya notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular

Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo ha sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio ya que es la encargada de regular la captación de video de las instituciones educativas públicas y privadas.

Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de Ley.

Permitir el acceso a la información únicamente a personas que pueden tener acceso a ella.

Adoptar el presente Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley

Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y exista riesgo para la información de los titulares

Una vez se haya presentado reclamación, informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en reclamación por parte del Titular o interesado.

Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos personales.

Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y exista riesgo para la información de los Titulares.

Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VI. SEGURIDAD DE LA INFORMACION

COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, adoptara todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, perdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.

Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limita a:

Encriptar la presentación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.

Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.

Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.

Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.

Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.

Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.

Restricción interna de acceso a las bases de datos solo a personal autorizado.

VII. AREA ENCARGADA DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, designa al área de Calidad administrativa para que en adelante asuma, en adicción a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darle tramite oportuno a sus solicitudes. Estas funciones se desarrollarán con el apoyo de la rectora, por lo tanto, el área de rectoría será la responsable al interior del COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER, de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

VIII. LEGISLACION APLICABLE Y VIGENCIA

Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la constitución Política, La ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C- 1011 de 2008, y C-748 del 2011.

El presente Manual rige a partir del cinco (5) de agosto de 2019 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubieren podido adoptar por instancias administrativas en el COLEGIO BILINGÜE HOWARD GARDNER.